Défi
Gérer le travail avant et après la proposition
Facility Risk Solutions aide les propriétaires et les exploitants de bâtiments à évaluer l’état de leurs immeubles, à repérer les déficiences et à planifier les investissements en immobilisations. La firme sert une clientèle municipale, résidentielle et industrielle, et offre des services spécialisés en comportement au feu et en atténuation des risques à d’autres firmes d’architecture et de génie.
L’ingénieur principal Bryn Jones possède une expérience des installations municipales et du logement social qui couvre l’évaluation des bâtiments, la gestion des actifs et l’ingénierie de la sécurité incendie. Les propositions doivent relier cette expérience aux exigences techniques, au budget et aux priorités de chaque client.
Une soumission complète peut comprendre une approche technique, un plan de travail, les CV de l’équipe, des exemples de rapports et les honoraires. Une fois le mandat obtenu, la portée et les engagements de l’équipe présentés dans la proposition servent de point de départ pour coordonner sa réalisation.
Découvrez l’expérience de FRSSolution
Un seul espace de travail, de l’évaluation de l’occasion au démarrage du projet
FRS a utilisé Stepscale pour 24 occasions d’affaires, en commençant par des évaluations Go/No-Go qui comparaient les exigences à l’expérience de la firme. Bryn Jones s’est appuyé sur ces évaluations pour décider des occasions à poursuivre et de celles à écarter.
Pour les propositions retenues, Bryn a réuni le contenu technique, les pièces justificatives et les prix dans Stepscale. Il a demandé des dossiers complets à l’image de la firme, comprenant des plans de travail, des CV et des exemples de rapports pertinents, ainsi que des documents Word modifiables pour la préparation finale.
Ces mêmes espaces de travail ont aussi servi à consigner les soumissions déposées et à suivre les mandats obtenus. Après l’attribution d’un mandat, Bryn est retourné dans l’espace correspondant pour organiser la participation de spécialistes et planifier la prochaine étape.
Un dossier de proposition complet
- Proposition technique
- Plan de travail et échéancier
- CV de l’équipe et références
- Proposition d’honoraires
Résultats
Le travail de proposition se poursuit dans les mandats obtenus
Des soumissions complètes et un suivi des résultats
Bryn a confirmé les soumissions déposées dans Stepscale et s’en est servi pour créer un tableau de suivi des gains et des pertes. FRS disposait ainsi d’un historique des décisions et des résultats, conservé avec le travail réalisé pour chaque proposition.
La coordination du projet dans le même espace de travail
Pour un mandat obtenu, FRS a utilisé l’espace de travail de la proposition initiale pour préparer une demande de prix auprès d’un spécialiste et coordonner la planification du projet. La portée et les documents d’appui de la proposition sont restés accessibles au moment de passer à la réalisation.
« Stepscale nous offre un espace où la réflexion qui sous-tend une proposition accompagne le projet lui-même. La portée du mandat, l’expérience de notre équipe et les décisions que nous avons prises restent réunies à mesure que le travail avance. »
Bryn Jones · Facility Risk Solutions